O fechamento do mês é um importante momento para um gestor de farmácia. É um processo minucioso que merece atenção plena e faz parte das boas práticas de gerenciamento. E, acredite, não precisa ser uma dor de cabeça.
Com seus conhecimentos contábeis e seguindo as dicas abaixo, você pode tornar o fechamento do mês mais previsível e seguro para sua farmácia. Siga as dicas e organize o seu negócio para produzir os melhores resultados.
Dica 1: Padronização operacional
Todos os processos que lidam com dinheiro podem ser mais bem assegurados quando têm um padrão de procedimentos. No caixa da farmácia, recomenda-se o uso do Procedimento Operacional Padrão (POP). É um documento que padroniza as ações do operador de caixa para que nenhuma decisão equivocada leve a prejuízos.
Com o uso diário do POP, as perdas diminuem com a eficiência dos processos. Assim, no fechamento do mês, os balanços serão feitos com mais precisão, sem desvios e falta de controle.
Dica 2: Definição de data e responsável
O fechamento do mês não é um processos trivial que pode ser deixado em segundo plano. Ele deve ser algo presente na rotina do gestor. Dessa forma, é de suma importância definir uma data para realizar esse processo pelo responsável.
Com isso, cria-se um ciclo de trabalho, com uma pré-organização dos documentos e recursos que serão necessários para o processo. Assim, fica tudo mais previsível e à disposição para o trabalho.
Dica 3: Acompanhamento diário
O fechamento do mês de uma farmácia não significa reunir todas as informações do mês em um único dia. Isso é contraprodutivo e pode causar muita confusão, com a perda de informações, estresse e prejuízos.
O ideal é fazer um acompanhamento diário, com as informações do caixa e do estoque abastecendo planilhas e documentos do fluxo do trabalho. Aí é só consultar o material no momento de fechar o mês.
Dica 4: Checklist
Assim como o POP, ter um checklist ajuda e muito no fechamento do mês. Recomenda-se que o gestor realize uma listagem de documentos, notas fiscais, inventários, receitas e despesas do mês. Ou seja, tudo o que for necessário para o fechamento.
Inclui-se aí movimentações fiscais, financeiras, trabalhistas, etc. Com o checklist, o gestor sabe exatamente o que precisa reunir e como fazer para realizar seu trabalho de maneira correta.
Fechamento do mês sem estresse
Todas as dicas acima podem ser condensadas com o uso da tecnologia. Hoje em dia, todo esse controle pode ser feito com a ajuda de softwares. São programas intuitivos, de fácil uso e baixo custo. O próprio gestor da farmácia pode inserir as informações e realizar o fechamento do mês sem estresse.
Aprimorar a gestão de uma farmácia é essencial para se obter bons resultados. A parte administrativa e contábil, por mais que demande tempo e dedicação, não precisa ser um problema. Um estabelecimento organizado, com boas rotinas administrativas pode ter trabalhos bem fluentes, deixando sua energia reservada para os esforços de venda para aumentar o faturamento da farmácia.
Gostou das nossas dicas? Então compartilhe na sua rede para que mais pessoas se beneficiem delas.
